Prozesse sicher optimieren

Finanzwirtschaft: Optionale Sachprüfungen im Rahmen der di-Belegvorbereitung


Aufgabe: Aufbereitung von Kontoakten zur digitalen Archivierung


Vollständigkeit der Kontoakte (Konto-/Stammvertrag liegt vor: Ja/Nein)

Ordnungsmäßigkeit des Konto-/Stammvertrages
Ist die Unterschrift des Kontoinhabers zur Vertragsanerkennung geleistet worden?
Wurde eine Aktualisierung des Kontovertrages nach wesentlichen Änderungen in der Kontoführung (z. B. Gläubigerwechsel) durchgeführt?
Stimmt die aktuelle Kontoführung (Einzelkonto, Oderkonto, Undkonto, Geschäftskonto, Kontoführung für losen Personenzusammenschluss / für fremde Rechnung usw.) mit dem aktuellen Kontovertrag überein?

Prüfung der Bevollmächtigtendatei (B.-Datei)
Sind kontobevollmächtigte Personen (gültige, aktive Vollmacht liegt vor) in der B.-Datei erfasst worden?
Liegen zu den in der B.-Datei geführten Personen gültige Vollmachtsformulare vor?

Prüfung der Erfassung / Verschlüsselung weiterer Beziehungsarten wie z. B.
Gesetzliche Vertreter
Wirtschaftlich Berechtigte
Begünstigte aus Verträgen zugunsten Dritter

Prüfung der Vollmachtsformulare auf Allgemeingültigkeit (Gültigkeit für alle bestehenden und zukünftigen Konten des Kontoinhabers, Vollmachten für den Todesfall für alle Konten)

Prüfung der Kontoverträge von minderjährigen Kontoinhabern
Ist ggf. nach vollendeter Volljährigkeit der Kontovertrag aktualisiert worden?
Ist bei Kontoinhabern unter 7 Jahren der Kontovertrag von den gesetzlichen Vertretern unterzeichnet worden?

Sonstige Sonderprüfungen (abhängig vom standardgemäß vorgesehenen Inhalt der Kontotaschen), z.B.:
Liegt bei minderjährigen Kontoinhabern eine ordnungsgemäße Zustimmungserklärung der gesetzlichen Vertreter vor?
Liegt bei Konten von losen Personenzusammenschlüssen die Identifizierung gemäß Geldwäschegesetz vor?